Asiakirjojen hallinta on erittäin tärkeää käytettäessä iPhonea tai iPadia. Se, että kaikki on keskitetty, jotta voidaan työskennellä, on todella tärkeää. Kaikki tämä hallintaprosessi voidaan tehdä iPhonessa tai iPadissa alkuperäisellä Files-sovelluksella, joka sisältää monia tärkeitä ominaisuuksia. Tässä artikkelissa kerromme sinulle kaikki yksityiskohdat siitä, mitä tällä sovelluksella voidaan tehdä.
Files, sovellus, jolla voit hallita asiakirjojasi
Tiedostot-sovellusta käytetään kaikkien iPhoneen tai iPadiin tallennettujen asiakirjojen hallintaan. Mutta se ei rajoitu vain paikallisten asiakirjojen hallintaan, vaan se on tarkoitettu myös kaikkien pilvien yhdistämiseen, mukaan lukien Applen ekosysteemin virallinen pilvi, iCloud Drive. Tällä tavalla ne voidaan jakaa yksinkertaisella tavalla ja järjestää mielesi mukaan. Se erottuu myös ennen kaikkea yhteydestä, joka sillä on ekosysteemin kaikkiin joukkueisiin, jolloin iPhone ja iPad siirtyvät Maciin tai moniin muihin laitteisiin. Tällä tavalla kaikki keskitetään tavoitteena parantaa henkilökohtaista ja työn tuottavuutta, jotta voisi työskennellä mukavasti. Vaikka tämä ei ole täydellinen sovellus, kaukana siitä, vaikka se paranee pikkuhiljaa suurempien integraatioiden ja työkalujen myötä, jotta hallinta olisi enemmän kuin riittävää ja ennen kaikkea organisoitua.
Jaa asiakirjoja helposti
Tiedostoissa erottuu erityisesti siitä, kuinka helppoa kaikentyyppisten asiakirjojen jakaminen muiden ihmisten kanssa voi olla. Mutta se ei rajoitu vain erillisiin tiedostoihin, vaan sitä voidaan käyttää myös työskentelemään samassa kansiossa. Tämä on sisäistetty Applen pilveen, iCloud Driveen, ja se näkyy myös monissa muissa pilvipalveluissa, kuten Googlen. Yksinkertaisella iCloud Maililla voit jakaa kansioita, jotka ovat täynnä asiakirjoja, ja toinen henkilö näkee ne myös Tiedostot-sovelluksessaan. Tällä tavalla iPhonella tai iPadilla työskentely tämän sovelluksen kanssa on enemmän kuin mukavaa jokapäiväisessä elämässä.
Vaikka se ei rajoitu vain käyttäjiin, jotka ovat ekosysteemissä. Tämä saavutetaan luomalla linkki, joka voidaan välittää kenelle tahansa, jolla ei ole iPhonea tai iPadia, jotta he voivat saada kyseisen asiakirjan hallussaan. On totta, että et voi jakaa kansiota, jotta voit muokata sen sisällä olevia asiakirjoja, mutta voit sallia niiden lataamisen.
Yhdistä kaikki pilvesi yhteen paikkaan
Kuten olemme aiemmin kommentoineet tiedostoissa, ne eivät rajoitu vain iCloud Drive -tiedostojen hallintaan. Voit myös synkronoida Google Driven ja jopa Outlookin. Kaikki tämä saavutetaan tilien kautta, jotka olet linkittänyt iPhonellesi ja jotka tunnistetaan automaattisesti. Sinun on yksinkertaisesti aktivoitava se sovelluksessa, jotta sinulla on pääsy pilvipalveluihin. Tämä on todella tärkeä asia, jotta voit ladata tiedostoja ja käsitellä niitä tai jopa viedä ne laitteen sisäiseen tallennustilaan, jotta voit työskennellä niiden kanssa.
Tähän on lisätty myös mahdollisuus muodostaa yhteys eri palvelimiin. Näin pääset esimerkiksi yrityksen palvelimille, joissa sisäisiä tietoja on tallennettu ja pääset jopa esimerkiksi NAS:iin. Tämän ansiosta on paljon mukavampaa käyttää kaikkia tallennettuja tietoja missä tahansa. Tällä tavalla eri sovellusten käyttö yksinkertaistuu huomattavasti, kun kaikki on keskitetty yhteen sovellukseen.
Järjestä kaikki tiedostosi mukavasti
Luo kansioita ja kirjoita mitä haluat
Järjestäksesi kaikki tiedostosi sovelluksen avulla voit luoda kansioita hyvin yksinkertaisella tavalla. Kun esittelet tiedostoja, niiden lähettäminen tulee luonnollisesti monimutkaiseksi, mutta voit aina valita eri vaihtoehtoja, kuten nimen muuttamisen tai tietojen hankkimisen. Tällä tavalla voit milloin tahansa muokata kansion tietoja. Nimi on tärkeä, koska iPhonen hakukoneessa voit etsiä tätä kansiota milloin tahansa päästäksesi siihen nopeasti. Sama koskee tiettyä tiedostoa, joka voidaan nimetä uudelleen pitämällä kohdetta painettuna, jolloin avattava valikko avautuu.
Näiden vaihtoehtojen joukossa on kansion tai tiedoston uudelleennimeämisen lisäksi myös monia muita vaihtoehtoja. Näistä erottuu esimerkiksi mahdollisuus kopioida, siirtää, avata pikanäkymä tai pakata se. Tämä jälkimmäinen on varsin tärkeä, koska voit lähettää minkä tahansa kansion tai tiedoston, joka painaa tarpeeksi megatavua .zip-tiedostona helpottaaksesi lähettämistä sähköpostitse tai millä tahansa muulla sähköisellä tavalla. Ylimääräisellä tavalla, miten se voisi olla toisin, voit myös suorittaa purkamisen itse Tiedostot-sovelluksessa.
Järjestäminen etiketeissä
Jotta kaikki olisi järjestetty ja löydettävissä nopeasti, sekä asiakirjat että kansiot voidaan merkitä. Jos esimerkiksi tiedostosarja on yksinomaan laskuja, ne voidaan luokitella tällä tavalla ja ryhmitellä ne kaikki saman tunnisteen alle. Näitä on rajoittamaton määrä, ja ne voidaan luokitella myös erilaisilla täysin muokattavissa olevilla väreillä. Tällä tavalla Tiedostot-päänäytössä on osio, joka on omistettu kaikille oletusarvoisesti määrittämillesi tarroille. Napsauttamalla sitä pääset käsiksi kaikkiin asiakirjoihin tai kansioihin, jotka olet merkitsenyt tällä tavalla. Epäilemättä se on yksi parhaista mahdollisista tavoista saada kaikki järjestykseen. Tämä saavutetaan yksinkertaisesti avaamalla pudotusvalikko, jota olemme aiemmin kommentoineet, ja klikkaamalla 'tunnisteet' luokitellaksesi sen.
Skannaa välittömästi ja tallenna tiedostot-kansioon
Joskus fyysisen asiakirjan tallentaminen Tiedostot-sovellukseen voi olla hankalaa. Sinun on käytettävä toista ulkoista sovellusta, mutta Filesissa on sisäänrakennettu alkuperäinen skanneri. Kun sitä painetaan, kamera aukeaa tallentaakseen tietyn asiakirjan ja se arkistoidaan automaattisesti sovellukseen, jolloin se on saatavilla haluamassasi kansiossa, aina käytettävissäsi.
integroitu editori
Tiedostot-sovelluksessa on pieni sisäänrakennettu editori, jonka avulla voit suorittaa erilaisia tehtäviä helposti. Vaikka tekstiä ei voi muuttaa paikan päällä, vaan on turvauduttava muihin sovelluksiin, on mahdollista tehdä erilaisia huomautuksia. Kun käytät tiettyä tiedostoa, kuten PDF-tiedostoa, oikeassa yläkulmassa näkyy pieni kynä. Napsauttamalla sitä pääset merkintätilaan, jolloin voit korostaa tietyn osan tai tehdä erilaisia tapoja osoittaa tekstin osaa. Tallennettaessa asiakirjaa muokataan kaikilla näillä muutoksilla. Tämän tarkoituksena on lähettää se näiden merkintöjen kanssa, jotta vastaanottaja näkee kaiken, mitä haluat lähettää.
Sisäisen tallennustilan hallinta
Kuten olemme aiemmin maininneet, Tiedostot-sovellus ei rajoitu vain pilvessä oleviin tiedostoihin. Voit myös hallita kaikkia iPadin tai iPhonen sisäisessä tallennustilassa olevia tietoja. Nämä tapaukset ovat erittäin tärkeitä, koska minkäänlaista Internet-yhteyttä ei vaadita toimiakseen, mikä on ihanteellinen moniin tilanteisiin. Tiedot voidaan viedä nopeasti pilvestä tähän tallennustilaan. Lisäksi on myös huomattava, että kaikki Safarissa tekemäsi lataukset tallennetaan tähän sisäiseen tallennustilaan. Tällä tavalla pääsy on täysin taattu.
